Extranet de copropriété : conforme décret 2019-502
Le décret 2019‑502 impose au syndic de mettre à disposition un extranet sécurisé avec accès personnalisé pour chaque copropriétaire, membre du conseil syndical et commissaire aux comptes.
Obligations du décret 2019-502
- Publication des documents réglementaires (PV AG, comptes, règlement, carnet d'entretien).
- Accès différencié par rôle (copropriétaire, conseil, commissaire).
- Mise à jour dans un délai raisonnable (documents AG : 1 mois).
- Sécurisation (HTTPS, authentification, traçabilité).
Accès différenciés
| Rôle | Accès |
|---|---|
| Copropriétaire | Relevés, appels, paiements, documents communs, convocations AG |
| Conseil syndical | + Grand-livre, balance, budget, rapprochement, liste copropriétaires |
| Commissaire aux comptes | + Export FEC, écritures détaillées (lecture seule) |
Fonctionnalités de l'extranet CoproPilot
Pour les copropriétaires
- Consultation du solde en temps réel
- Téléchargement des relevés individuels
- Paiement en ligne des appels de fonds (CB/SEPA)
- Accès aux PV d'AG et documents communs
- Messagerie sécurisée avec le syndic
Pour le conseil syndical
- + Accès au grand-livre et à la balance
- + Suivi du budget (réalisé vs prévisionnel)
- + Rapprochement bancaire
- + Liste complète des copropriétaires
Pour le commissaire aux comptes
- + Export FEC (Fichier des Écritures Comptables)
- + Consultation de toutes les écritures (lecture seule)
Sécurité & conformité RGPD
L'extranet CoproPilot applique :
- HTTPS obligatoire (certificat SSL)
- Authentification sécurisée (2FA optionnel)
- Isolation des données par copropriété (RLS)
- Logs d'audit (qui consulte quoi, quand)
- Hébergement UE (conformité RGPD)
Mise en conformité en 3 étapes
- Activer l'extranet dans les paramètres de la copropriété.
- Inviter les utilisateurs (email + rôle : OWNER/BOARD/AUDITOR).
- Publier les documents réglementaires (PV AG, comptes, règlement).